Letteratura professionale

Come scrivere un documento previsto da una norma o da un contratto

Per scrivere un documento i cui requisiti sono previsti da una norma o da un contratto, è opportuno tenere in massima considerazione l’aderenza sia di forma che di contenuto a questi requisiti: l’obiettivo deve essere di documentare un percorso tecnico corrispondente a quanto stabilito dalle regole, non di fare mere asserzioni. Sembra una cosa banale, ma è molto più facile verificare i nostri documenti se condividono con la norma di riferimento struttura e vocabolario. Chi è il responsabile della sicurezza, che norma lo prevede e quali sono le responsabilità a suo carico? Capita anche che chi redige un documento si faccia prendere la mano, e nell’ansia di gestire un particolare processo si metta a regolare anche ambiti che, per legge appartengono ad altre figure. L’articolo 299 del D.Lgs. 81/2008 sta lì a ricordarci che, se esorbitiamo da nostro ruolo, dobbiamo poi anche assumercene le responsabilità.

Occorre avere sempre avere in mente lo scopo del documento che stiamo scrivendo: un report è un resoconto su qualche cosa che è accaduto, che viene redatto per spiegare cosa è successo. Un piano è la definizione di un obiettivo che ci poniamo per la nostra organizzazione, la determinazione delle risorse che si intende schierare e dei processi che queste devono sviluppare per raggiungere l’obiettivo. Una procedura è la spiegazione del comportamento richiesto dalla nostra organizzazione per lo svolgimento di una determinata operazione, più o meno complessa.

Un documento professionale deve essere curato e di facile leggibilità. Sciatto è peggio che sbagliato, perché denota poco impegno nella redazione e conseguentemente mancanza di rispetto nei confronti dei lettori. E poi, di solito le cose vanno a braccetto: un documento sciatto è molto probabile che sia anche sbagliato. Per questo motivo è necessario avere padronanza dei programmi di scrittura: questo faciliterà la costruzione dell’elenco dei punti che il documento deve affrontare. È consigliabile di non esagerare con la frammentazione del testo. Tipicamente il vostro interlocutore, dopo la prima lettura del report o procedura o piano, dovrebbe essere in grado di saltare di volta in volta al capitolo che lo interessa e leggerlo ricevendone una informazione completa, almeno per quello che cerca in quel momento.

Leggi il seguito su AIASMAG n. 3 (1/2019)