Letteratura professionale

Come scrivere un documento previsto da una norma o da un contratto

Per scrivere un documento i cui requisiti sono previsti da una norma o da un contratto, è opportuno tenere in massima considerazione l’aderenza sia di forma che di contenuto a questi requisiti: l’obiettivo deve essere di documentare un percorso tecnico corrispondente a quanto stabilito dalle regole, non di fare mere asserzioni. Sembra una cosa banale, ma è molto più facile verificare i nostri documenti se condividono con la norma di riferimento struttura e vocabolario. Chi è il responsabile della sicurezza, che norma lo prevede e quali sono le responsabilità a suo carico? Capita anche che chi redige un documento si faccia prendere la mano, e nell’ansia di gestire un particolare processo si metta a regolare anche ambiti che, per legge appartengono ad altre figure. L’articolo 299 del D.Lgs. 81/2008 sta lì a ricordarci che, se esorbitiamo da nostro ruolo, dobbiamo poi anche assumercene le responsabilità.

Occorre avere sempre avere in mente lo scopo del documento che stiamo scrivendo: un report è un resoconto su qualche cosa che è accaduto, che viene redatto per spiegare cosa è successo. Un piano è la definizione di un obiettivo che ci poniamo per la nostra organizzazione, la determinazione delle risorse che si intende schierare e dei processi che queste devono sviluppare per raggiungere l’obiettivo. Una procedura è la spiegazione del comportamento richiesto dalla nostra organizzazione per lo svolgimento di una determinata operazione, più o meno complessa.

Un documento professionale deve essere curato e di facile leggibilità. Sciatto è peggio che sbagliato, perché denota poco impegno nella redazione e conseguentemente mancanza di rispetto nei confronti dei lettori. E poi, di solito le cose vanno a braccetto: un documento sciatto è molto probabile che sia anche sbagliato. Per questo motivo è necessario avere padronanza dei programmi di scrittura: questo faciliterà la costruzione dell’elenco dei punti che il documento deve affrontare. È consigliabile di non esagerare con la frammentazione del testo. Tipicamente il vostro interlocutore, dopo la prima lettura del report o procedura o piano, dovrebbe essere in grado di saltare di volta in volta al capitolo che lo interessa e leggerlo ricevendone una informazione completa, almeno per quello che cerca in quel momento.

Leggi il seguito su AIASMAG n. 3 (1/2019)

Autore: Antonio Pedna

Sono un consulente QHSSE e Sostenibilità. Nel corso dei miei 30 anni nel settore, ho lavorato in vari paesi, tra cui Africa, Europa dell'Est e Medio Oriente. Questa esperienza mi ha dato una profonda comprensione delle sfide e delle opportunità di lavorare in diversi ambienti culturali e normativi. Comprendo che nel mondo degli affari di oggi, le aziende sono sottoposte a crescenti pressioni per soddisfare i requisiti normativi e dimostrare il loro impegno per la sostenibilità e la responsabilità sociale d'impresa. Ecco perché sono qui per offrire i miei servizi per aiutare la tua organizzazione ad affrontare queste sfide e raggiungere i suoi obiettivi QHSSE e di sostenibilità. In qualità di consulente QHSSE e di sostenibilità, posso aiutare la tua organizzazione in questi modi: Sviluppare e implementare politiche e procedure QHSSE in linea con le migliori pratiche internazionali e i requisiti normativi. Condurre valutazioni del rischio e audit per identificare potenziali pericoli e opportunità di miglioramento nelle operazioni. Erogare formazione e supporto ai dipendenti su temi QHSSE e sostenibilità, assicurando che siano dotati delle conoscenze e delle competenze di cui hanno bisogno per lavorare in modo sicuro e sostenibile. Aiutare la tua organizzazione a comprendere e rispettare le normative e gli standard pertinenti, come ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001 e ISO 44001. Fornire indicazioni su strategie e iniziative di sostenibilità, come la riduzione dell'impronta di carbonio, il miglioramento dell'efficienza energetica e la gestione dei rifiuti. La mia esperienza, conoscenza e passione per QHSSE e sostenibilità mi rendono una risorsa preziosa per qualsiasi organizzazione. Sono fiducioso di poter aiutare la tua organizzazione a migliorare le sue prestazioni QHSSE, soddisfare i suoi requisiti normativi e dimostrare il suo impegno per la sostenibilità. Se hai domande o vuoi discutere di come posso aiutare la tua organizzazione, non esitare a contattarmi. Leggi tutti gli articoli di Antonio Pedna