Letteratura professionale

Come scrivere un documento previsto da una norma o da un contratto

Per scrivere un documento i cui requisiti sono previsti da una norma o da un contratto, è opportuno tenere in massima considerazione l’aderenza sia di forma che di contenuto a questi requisiti: l’obiettivo deve essere di documentare un percorso tecnico corrispondente a quanto stabilito dalle regole, non di fare mere asserzioni. Sembra una cosa banale, ma è molto più facile verificare i nostri documenti se condividono con la norma di riferimento struttura e vocabolario. Chi è il responsabile della sicurezza, che norma lo prevede e quali sono le responsabilità a suo carico? Capita anche che chi redige un documento si faccia prendere la mano, e nell’ansia di gestire un particolare processo si metta a regolare anche ambiti che, per legge appartengono ad altre figure. L’articolo 299 del D.Lgs. 81/2008 sta lì a ricordarci che, se esorbitiamo da nostro ruolo, dobbiamo poi anche assumercene le responsabilità.

Occorre avere sempre avere in mente lo scopo del documento che stiamo scrivendo: un report è un resoconto su qualche cosa che è accaduto, che viene redatto per spiegare cosa è successo. Un piano è la definizione di un obiettivo che ci poniamo per la nostra organizzazione, la determinazione delle risorse che si intende schierare e dei processi che queste devono sviluppare per raggiungere l’obiettivo. Una procedura è la spiegazione del comportamento richiesto dalla nostra organizzazione per lo svolgimento di una determinata operazione, più o meno complessa.

Un documento professionale deve essere curato e di facile leggibilità. Sciatto è peggio che sbagliato, perché denota poco impegno nella redazione e conseguentemente mancanza di rispetto nei confronti dei lettori. E poi, di solito le cose vanno a braccetto: un documento sciatto è molto probabile che sia anche sbagliato. Per questo motivo è necessario avere padronanza dei programmi di scrittura: questo faciliterà la costruzione dell’elenco dei punti che il documento deve affrontare. È consigliabile di non esagerare con la frammentazione del testo. Tipicamente il vostro interlocutore, dopo la prima lettura del report o procedura o piano, dovrebbe essere in grado di saltare di volta in volta al capitolo che lo interessa e leggerlo ricevendone una informazione completa, almeno per quello che cerca in quel momento.

Leggi il seguito su AIASMAG n. 3 (1/2019)

Autore: Antonio Pedna

Dopo avere lavorato oltre vent’anni per grandi imprese italiane nel mondo delle infrastrutture, in Italia e all’estero, ho deciso di intraprendere la libera e professione. Il mio lavoro è aiutare le imprese che vogliono migliorare le loro prestazioni di qualità, salute e sicurezza, ambiente e sostenibilità. Sono un consulente per le organizzazioni, specialmente quelle che costruiscono e gestiscono infrastrutture in giro per il mondo. Analizzo i progetti ed eseguo audit per aiutarle a migliorare i loro processi e scegliere i propri appaltatori. Offro servizi di mentoring, per condividere la mia esperienza con i giovani HSE manager e le loro aziende e faccio formazione a tutti i livelli: lavoratori, supervisori, manager. Scrivo su riviste, siti web e ho un podcast dove parlo delle novità del settore e spiego le tecniche consolidate per la gestione HSE. Sono laureato in architettura e ingegneria edile, iscritto all’Ordine degli Architetti della provincia di Milano, Technical Member IOSH (Institution of Occupational Safety and Health), Associate Member IEMA (Institute of Environmental Management and Assessment), Associate ICW (Institute for Collaborative Working) e socio AIAS, l'Associazione Italiana Ambiente e Sicurezza. Ho conseguito un NEBOSH IGC e un FIDIC Module 1, sono lead auditor/auditor certificato per sistemi di gestione qualità, sicurezza e ambiente e ho lavorato come responsabile del servizio prevenzione e protezione (RSPP) per diverse grandi imprese nel settore delle costruzioni. Come coordinatore in fase di progettazione e di esecuzione (CSP/CSE) ho seguito lavori infrastrutturali per circa 10 miliardi di euro.

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